Guia de Inspeção e Vistoria Inicial

Suporte Predialize

Última atualização há 6 meses

1. Preparação e criação das vistorias (Plataforma - Desktop)

1.1. Verificação preliminar

  •  Verificação do Manual do Proprietário: Antes de iniciar, é crucial garantir que o manual do proprietário esteja alinhado com as diretrizes da construtora. A Predialize oferece um recurso de gráfico de completude, que deve indicar uma conformidade de, no mínimo, 92%. Caso o manual esteja desatualizado, solicite um novo gráfico de completude para garantir que todas as informações estejam corretas e completas.
  • Cadastro do Proprietário: Para uma gestão eficiente, é necessário cadastrar os proprietários das unidades no sistema. Esse cadastro deve incluir, no mínimo, o nome e o e-mail do proprietário, associados à unidade privativa correspondente. Esse passo é fundamental para assegurar a comunicação eficaz durante todo o processo de vistoria.

1.2. Criação de chamado de vistoria inicial

      Para iniciar o processo de vistoria, é necessário criar um chamado específico na plataforma. Acesse a seção de chamados e clique no botão "+".

Preencha os campos com as seguintes informações:

  • Atendimento (1): Selecione "Novo" para indicar que se trata de uma nova solicitação.
  • Origem (2): Escolha "Unidade" para especificar que a vistoria ocorrerá em unidades privativas.
  • Canal de Abertura (3): Marque "Construtora" como o canal pelo qual o chamado foi aberto.
  • Seleção do Empreendimento e Unidade (4): Escolha o empreendimento e a unidade específica que será vistoriada.
  • Solicitante (5): Selecione um dos proprietários cadastrados para a unidade em questão.
  • Solicitação do Cliente (6): Insira o texto "Inspeção de Vistoria Inicial" para identificar claramente o propósito do chamado.
  • Resumo (7): Forneça uma descrição detalhada dos itens, locais e outros aspectos que serão inspecionados. Este campo é crucial para orientar o vistoriador sobre o escopo da vistoria.
  • Data Limite (8): Defina uma data limite para a realização das vistorias, se desejar. Este campo é opcional e serve para controle interno.
  • Etiquetas (9): Marque a opção "Vistoria Inicial" para facilitar a organização e o acompanhamento dos chamados.

      Após preencher todos os campos, confirme a criação do chamado. O sistema automaticamente criará um atendimento vinculado ao chamado, facilitando o acompanhamento e a conclusão do processo.

1.3. Designação de Responsável e Progresso no Kanban

      Após a criação do chamado, é necessário designar um responsável pela execução da vistoria.

      Mova o card para a fase "Vistoria e Diagnóstico" no kanban de chamados. Este movimento é importante para visualizar o progresso do chamado e garantir que todos os passos sejam seguidos adequadamente.

1.4. Agendamento de Visita Técnica

      Dentro do chamado recém-criado, acesse a seção "Visita Técnica" e clique para criar uma nova visita técnica.

      Ao criar a visita, preencha os campos com atenção aos detalhes:

  • Tipo de Técnico (1): Especifique se o técnico responsável pela vistoria é um colaborador interno da construtora ou um prestador de serviços externo. Esta informação é crucial para alocar os recursos corretamente.
  • Responsável pela Vistoria (2): Selecione o técnico ou colaborador que realizará a vistoria. Por exemplo, se for um colaborador interno, você poderia selecionar "Carlos Filho" como o responsável.
  • Data e Hora da Vistoria (3): Indique a data e a hora (opcional) em que a vistoria será realizada. Essa programação precisa ser comunicada claramente ao vistoriador e ao proprietário da unidade.
  • Observações (4): Utilize este campo para inserir quaisquer recomendações específicas ou informações adicionais que o vistoriador precise saber. Embora opcional, este campo pode ser útil para transmitir detalhes importantes sobre a vistoria.
  • Termo de Aceite (5): Ative esta opção para garantir que o proprietário concorde com os termos da visita técnica antes da sua assinatura.

      Caso o botão “Habilitar Termo de Aceite” não aparecer, vá até as Configurações no menu de Assistência, selecione “Geral” e marque a caixa de seleção “Habilitar o Termo da Visita Técnica” conforme a imagem a seguir.

      Após preencher todos os campos, copie o link da visita técnica e envie para o vistoriador. Alternativamente, instrua o vistoriador a abrir o aplicativo Predialize no link para visualizar todas as vistorias direcionadas a ele. Este passo garante que o vistoriador tenha acesso fácil e rápido a todas as informações necessárias para a vistoria.

💡Nota ​​Importante: É altamente recomendável cadastrar todos os proprietários das unidades no sistema. Isso facilita a comunicação e o agendamento das vistorias. Se desejar, você pode nos enviar uma planilha com o nome, e-mail, telefone e a unidade de cada proprietário, e nós cuidaremos da importação dos dados para a plataforma.

      Após o cadastro, crie todos os chamados e visitas técnicas necessárias. Organize uma lista com todas as unidades e o link de cada vistoria, e compartilhe essa lista via WhatsApp com os vistoriadores. Para uma comunicação ainda mais ágil, utilize o aplicativo da Predialize, para que a equipe in loco tenha acesso imediato a todas as informações necessárias e possa realizar a vistoria pelo app.

2. Execução das Vistorias (App - Equipe de Campo)

2.1. Início da vistoria

     Antes de iniciar a vistoria, o vistoriador deve orientar o proprietário a acessar o QR code do manual presente no quadro de distribuição. Fazer o usuário realizar o login do aplicativo com o e-mail cadastrado na plataforma. Orientá-lo sobre o aceite dos termos de uso padrão do aplicativo. Ao chegar na tela de Visão Geral, realizar uma explicação rápida ao usuário, principalmente sobre como acessar as informações orientativas, de manutenções preventivas, de cuidados de uso e onde acessar os projetos, bem como o manual em PDF e o termo definitivo das garantias.

      Ao chegar na unidade, o vistoriador deve acessar o aplicativo Predialize e mudar o status do chamado para “Em andamento”. Isso indica oficialmente o início da vistoria, permitindo um controle preciso do tempo e das atividades realizadas.

2.2. Diagnóstico

      Durante a vistoria, cada ponto inspecionado deve ser cuidadosamente avaliado. Se alguma não conformidade for identificada, ela deve ser registrada como um diagnóstico no aplicativo. Embora não seja obrigatório, é recomendado indicar patologias e causas quando possível, pois isso enriquece a análise de indicadores e facilita a compreensão dos problemas encontrados.

Serviços: Este campo deve ser deixado em branco durante a vistoria, poisos serviços necessários para corrigir as não conformidades identificadas serão adicionados em um chamado separado posteriormente.
Comentários: Use este espaço para inserir observações internas destinadas à equipe de assistência técnica. Esses comentários podem incluir detalhes sobre as não conformidades ou recomendações para a resolução dos problemas.
Adicionar Imagens: É fundamental inserir imagens que documentem claramente as não conformidades encontradas. Essas imagens são essenciais para o registro detalhado da condição da unidade e servirão como evidência para as ações corretivas necessárias. Após o upload, as imagens podem ser renomeadas na plataforma para melhor organização e clareza.

2.3. Termo de aceite

      Ao concluir a vistoria, o vistoriador deve disponibilizar o celular ou tablet para que o cliente possa visualizar os resultados, ler o termo de aceite, inserir o nome e realizar a assinatura digital. É recomendável que o dispositivo seja utilizado na horizontal para facilitar a assinatura.

2.4. Conclusão da vistoria

      Com o termo de aceite assinado pelo cliente, o vistoriador deve finalizar a visita técnica no aplicativo, alterando o status para concluído. Este passo marca o encerramento oficial da vistoria in loco e inicia a fase de análise e planejamento das ações corretivas, se necessárias.

3. Ajustes Pós-Vistoria e Emissão de Relatório (Plataforma)

3.1. Revisão e ajuste das imagens

      Após a vistoria, a fim de deixar seu relatório mais detalhado, você pode abrir cada imagem capturada durante o processo e ajustar o nome para refletir claramente a ação corretiva necessária. Essa organização facilita a compreensão dos problemas e a elaboração do plano de ações corretivas.

3.2. Termo de conclusão

      No termo de conclusão, insira um parecer final detalhado, resumindo os resultados da vistoria e as recomendações para correções, se houver. Este documento é crucial para formalizar os achados da vistoria e orientar as próximas etapas.

3.3. Encerramento do chamado

      O próximo passo é concluir o chamado, movendo-o para o status “Encerrado” na plataforma. Uma janela de diálogo perguntará se você deseja encerrar o atendimento associado ao chamado. Selecione “Não” se houver necessidade de reparos adicionais ou “Sim” se não houver necessidade de reparo.

3.4. Emissão do relatório

      Finalmente, emita o relatório de vistoria em formato PDF. Este relatório pode ser disponibilizado no APP ao cliente junto ao manual ou impresso e entregue em mãos ao proprietário. A emissão do relatório após a conclusão do chamado garante que todas as informações coletadas durante a vistoria estejam devidamente documentadas e acessíveis ao cliente, promovendo transparência e confiança no processo.

4. Gestão de Não Conformidades e Reparos (Plataforma)

4.1. Criação de chamado para reparos

      Caso na vistoria inicial você identifique não conformidades que requeiram reparos, um novo chamado deve ser criado especificamente para esses reparos. Acesse a seção de chamados, clique no botão "+", e preencha os campos necessários, vinculando este novo chamado ao atendimento de vistoria inicial através do número de protocolo. Este passo é essencial para manter um registro organizado e facilitar o acompanhamento das ações corretivas.
  • Atendimento (1): Existente
  • Protocolo (2): Inserir o número do protocolo do atendimento criado a partir do chamado de vistoria inicial.
  • Resumo (3): Inserir o seguinte texto: “Foram identificados, a partir da inspeção de vistoria inicial de protocolo de atendimento #0000X (inserir o protocolo do atendimento da vistoria), a necessidade de execução de alguns reparos. Estes reparos estão listados, neste chamado técnico, como serviços corretivos a serem realizados na sua unidade.”
  • Data limite (4): Pode colocar uma data limite para realização dos reparos ou deixar em branco, serve para controle interno.
  • Etiquetas (5): Selecionar “Reparos de Vistoria Inicial”.
  • Clique em “Confirmar”.
⚠️ Obs.: Não esqueça de incluir um responsável e manter o status do kanban atualizado.

4.2. Planejamento e Execução dos Reparos

      Com o chamado de reparos criado, o próximo passo é detalhar os serviços necessários. Acesse a seção “Serviços” e adicione cada reparo necessário, agrupando-os por similaridade quando possível para otimizar o processo. Para cada serviço, descreva claramente a ação a ser tomada, selecione a etiqueta “Reparos de Vistoria Inicial” e confirme. A definição clara e a organização dos serviços são fundamentais para garantir que todos os reparos sejam realizados de maneira eficiente e eficaz.

4.3. Comunicação e Coordenação com Prestadores de Serviço

      Para cada serviço de reparo, crie ordens de execução detalhadas, especificando as etapas necessárias e os responsáveis pela execução. Essas ordens de serviço são cruciais para orientar os prestadores de serviço sobre o que precisa ser feito.
Utilize o aplicativo para facilitar o acesso às informações e garantir que a equipe de campo tenha todas as instruções necessárias para executar os reparos de forma eficiente.
5. Execução dos Serviços (App - Equipe de Campo)

5.1. Início da Execução

      Quando o prestador de serviço chega à unidade para realizar os reparos, o primeiro passo é acessar a aba "Execução" no aplicativo da Predialize e mudar o status para “Em andamento”. Isso marca oficialmente o início dos trabalhos de reparo, permitindo um controle efetivo do progresso.

5.2. Registro Detalhado da Execução

  • Descrição dos Serviços Realizados: É crucial que, após a execução de cada serviço seja descrito detalhadamente o que foi feito. Essa descrição deve incluir todas as ações realizadas, materiais utilizados e quaisquer observações relevantes que possam ser úteis para registros futuros ou para a equipe de assistência técnica. Essa prática assegura uma documentação completa do trabalho realizado, facilitando a análise de qualidade e a verificação de conformidade com os padrões estabelecidos.
  • Inserção de Imagens: Adicionar imagens do serviço executado é uma etapa fundamental. Essas imagens servem como prova do trabalho realizado, documentando o estado final da reparação. É recomendável que as fotos sejam claras e abrangentes, mostrando não apenas a área reparada, mas também um contexto mais amplo da unidade, para facilitar a compreensão do trabalho realizado.

5.3. Termo de Aceite do Cliente

      Após a conclusão dos serviços, o prestador de serviço deve disponibilizar o dispositivo móvel para que o cliente possa revisar o trabalho realizado. O cliente deverá então dar o termo de aceite, inserir seu nome e realizar a assinatura digital no aplicativo. Este processo é crucial para garantir a satisfação do cliente com os reparos realizados e para formalizar a conclusão dos serviços. A assinatura digital, preferencialmente realizada com o dispositivo na horizontal, confirma a aprovação do cliente e a conclusão satisfatória dos reparos.

5.4. Finalização do Serviço

      Com o termo de aceite assinado pelo cliente, o prestador de serviço deve finalizar a execução do serviço no aplicativo, alterando o status para concluído. Este passo é essencial para atualizar o sistema com a conclusão dos serviços, permitindo que a equipe de assistência técnica e o gerenciamento do projeto tenham uma visão atualizada do status de cada unidade.
6. Conclusão do Chamado e Emissão de Relatório (Plataforma)
      Parecer Final: A primeira ação nesta etapa é redigir e inserir um parecer final detalhado no termo de conclusão do chamado. O parecer final serve como um resumo abrangente do processo, destacando os resultados alcançados e garantindo que todas as partes interessadas estejam cientes do status final da unidade.

6.2. Conclusão do Chamado

      Encerramento do Chamado: Com o parecer final inserido, o próximo passo é concluir o chamado, movendo-o para o status “Encerrado” na plataforma. Este ato formaliza o encerramento do processo de vistoria e reparos, indicando que todas as ações planejadas foram concluídas satisfatoriamente.

6.3. Encerramento do Atendimento

      Confirmação de Encerramento: Após mover o chamado para “Encerrado”, uma janela de diálogo será exibida, perguntando se você deseja encerrar o atendimento. Neste ponto, com todos os serviços finalizados e o cliente informado, você pode clicar em “Sim”. Isso fará com que o sistema encerre oficialmente o atendimento, marcando a conclusão total do processo no sistema Predialize.

6.4. Emissão do Relatório Final

      Relatório para o Cliente: Embora o cliente já tenha acesso a todas as informações sobre a vistoria e os serviços realizados por meio do aplicativo Predialize, oferecer uma evidência física ou digital adicional pode reforçar a transparência e a confiança. Para isso, você pode gerar um relatório detalhado em formato PDF, que inclua o parecer final, uma lista dos serviços realizados, imagens antes e depois dos reparos, e qualquer outra informação relevante. Este relatório pode ser impresso e entregue em mãos ao cliente ou anexado ao manual do proprietário como um registro permanente do trabalho realizado.
      Comunicação com o Cliente: Após a emissão do relatório, é recomendável comunicar-se diretamente com o cliente para informá-lo sobre a conclusão do processo e disponibilizar o relatório final. Essa comunicação é realizada por e-mail de forma automática pela plataforma Predialize e através do próprio aplicativo.

🔔​ Considerações Finais

A conclusão do chamado e a emissão do relatório final marcam o encerramento do processo de vistoria, reparos e manutenção em empreendimentos residenciais utilizando a plataforma Predialize. Este processo detalhado não apenas garante a qualidade e a satisfação do cliente, mas também promove uma gestão eficiente e transparente dos projetos de construção. Seguindo estas etapas, construtoras e equipes de assistência técnica podem assegurar que todos os aspectos da vistoria e dos serviços de reparo sejam executados de acordo com os mais altos padrões de qualidade, mantendo uma comunicação clara e eficaz com os clientes ao longo de todo o processo.

🔊 ​Melhores Práticas

  • Comunicação Efetiva: Mantenha uma comunicação clara e efetiva com todos os envolvidos no processo de vistoria e reparos. Utilize os recursos da plataforma Predialize para facilitar essa comunicação, incluindo o envio de notificações, atualizações de status e compartilhamento de informações relevantes.
  • Documentação Completa: Assegure-se de que toda a documentação, incluindo descrições de serviços, imagens e termos de aceite, seja completa e detalhada. Isso não apenas facilita o acompanhamento e a gestão dos chamados, mas também serve como registro para futuras consultas ou em caso de disputas.
  • Feedback do Cliente: Encoraje o feedback dos clientes após a conclusão dos serviços. Isso pode ser feito através do próprio aplicativo Predialize ou por meio de pesquisas de satisfação enviadas por e-mail. O feedback do cliente é vital para a melhoria contínua dos processos e para garantir a satisfação geral com o projeto.
     Este guia detalhado visa fornecer uma visão abrangente do processo de inspeção de vistoria inicial, execução de reparos e finalização de serviços, utilizando a plataforma Predialize. Seguindo estas etapas, construtoras e equipes de assistência técnica podem assegurar uma gestão eficiente e transparente de vistorias e reparos, promovendo a qualidade e a satisfação do cliente em empreendimentos residenciais.
🎧Surgiu alguma dúvida? Acione nossa equipe pelo suporte no lado direito da tela do portal administrativo da Predialize. Clique aqui para ver o passo a passo.

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