Como importar produtos a partir de uma planilha?

Este artigo foi elaborado para auxiliá-lo a inserir produtos no manual de uma forma otimizada, aproveitando os dados que você já tem no planejamento de recursos empresariais (ERP) da empresa.

Sequência de passos para a cadastro de produtos a partir de uma planilha:

• Exportar lista de produtos do ERP em formato de planilha do excel (.csv);
• Remover o cabeçalho, se houver;
• Adequar a planilha exportada, apagando colunas desnecessárias, como quantidades de material, observações, etc., para facilitar a visualização das informações. Caso não sejam apagadas, essas colunas a mais não afetarão a importação;
• As informações que compõem a planilha podem ser facultativas ou obrigatórias. As informações obrigatórias são triviais para que haja importação, enquanto as informações facultativas não impactam na importação, servindo apenas para a completude das informações relativas ao produto. As informações obrigatórias que devem constar na planilha para realizar a importação podem ser divididas em três colunas: nome do produto, categoria, descrição e marca. As informações facultativas que podem constar na planilha são: garantias, garantias (unidades de medida) e link do manual externo; 
• A importação é feita através de variáveis, que devem estar sempre na primeira linha da planilha, acima das informações que constam nas colunas. Cada coluna que se deseja importar deve ser precedida de um variável:

1. Nome do produto: product.component.name;
2. Descrição do produto: product.description;
3. Marca do produto: product.maker.name;
4. Garantia: product.warranty.quantity;
5. Unidade de medida da garantia (unidades de medida): product.warranty.unity.label;
6. Link do manual externo: product.guide_link;

• Inserir as variáveis correspondentes às colunas.

A figura abaixo mostra um exemplo de como devem ficar as colunas da planilha após inseridas as variáveis acima das informações contidas nas células de cada coluna:

• A importação funciona apenas utilizando o Google Sheets. Para realizá-la, é preciso exportar a planilha no formato de valores separados por vírgulas (.csv). Para gerar o arquivo no formato .csv, deve-se selecionar a opção “Arquivo”, no canto superior esquerdo, “Fazer download” e, por fim, seleciona-se a opção “Valores separados por vírgula (.csv)”. 

• Importar o arquivo no portal administrativo, dentro do empreendimento desejado, clicando em “importar manual”.

Se não for possível importar, provavelmente alguma célula apresenta quebra de linha e isso pode ser conferido abrindo o arquivo .csv com o bloco de notas. Para identificar a quebra de linha, basta abrir o arquivo no bloco de notas e verificar se há alguma linha em que a sentença de uma das células apenas termine na linha imediatamente abaixo. 

Para resolver o problema, basta abrir a planilha, identificar a célula onde ocorre a quebra de linha, posicionar o cursor em frente a primeira palavra que precede essa quebra e apagar, de forma que a informação permaneça em apenas uma linha na célula. Em seguida, é preciso salvar novamente em formato .csv.

Pontos de atenção

• Não pode haver quebra de linha dentro das células. Caso tenha, não será possível realizar a importação. Para verificar se há quebras de linha, deve ser aberto o arquivo em .csv através do bloco de notas;
• A única linha acima das células contendo informações deve ser a linha de variáveis. Sem a linha de variáveis é impossível fazer a importação;
• A coluna de “Descrição” tem como finalidade agrupar informações relativas a modelo, linha e outras características do produto, com exceção da marca, que possui coluna específica. Portanto, se, no ERP, houver diversas colunas relativas a informações que podem ser contidas em um mesmo campo, deve-se concatená-las na coluna “Descrição”, de acordo com o produto correspondente. Por exemplo: Na planilha da ERP constam colunas distintas para modelo, linha, dimensão e cor. Essas informações, nas variáveis de importação, correspondem à descrição do produto. Dessa forma, deve-se juntar as informações em questão em apenas uma coluna, manualmente, ou através da função concatenar da planilha.
• Assim como pode haver informações de um mesmo campo separadas em várias colunas, também pode haver várias informações contidas em uma mesma célula que devem ser separadas em várias colunas. Nesse caso, deve-se separar as informações e ajustá-las nas células das colunas correspondentes.

Glossário

• Produto: corresponde aos produtos e serviços utilizados, sendo, portanto, de fundamental importância seu preenchimento;
• Descrição: deve conter informações de forma que o cliente final saiba exatamente o produto que foi utilizado caso ele precise fazer uma reforma ou outra atividade que necessite a compra de mais daquele material. Alguns materiais não necessitam de descrição, pois não possuem modelo/linha ou suas características não são relevantes para o consumidor final (por exemplo: cimento). Já outros produtos necessitam de uma descrição detalhada (por exemplo: tinta);
• Marca: o conhecimento da marca dos produtos utilizados no empreendimento torna o manual mais completo e permite ao cliente final conhecer a qualidade dos produtos e serviços utilizados no empreendimento;
• Garantias: corresponde ao número de unidades de garantia;
  
• Garantias (unidades de medida): corresponde à unidade de garantia, que pode ser em dias, meses ou anos;
• Link do manual externo: célula onde se impõe um link relativo ao manual de uso e operação de determinado produto.
  

Outras observações:

• Aconselha-se a não deixar todas as palavras em Caps Lock dentro das células, de forma a tornar o texto mais agradável de ser lido no aplicativo.