Como importar fornecedores a partir de uma planilha?

Este artigo foi elaborado para auxiliá-lo a inserir fornecedores no manual de uma forma otimizada, aproveitando os dados que você já tem no planejamento de recursos empresariais (ERP) da empresa.

Sequência de passos para cadastro de fornecedores a partir de uma planilha:

• Exportar a lista de fornecedores do ERP em formato de planilha do excel (.xlsx);
• Adequar a planilha de modo que as informações fiquem distribuídas em colunas conforme as categorias indicadas a seguir. As colunas relativas ao CNPJ e Nome são obrigatórias para a importação funcionar, enquanto as demais colunas são informações facultativas, que visam apenas garantir a completude das informações. Caso haja mais colunas advindas do ERP além das colunas mencionadas, não haverá interferência na importação;
• Remover o cabeçalho, se houver, e inserir uma linha em branco no início da planilha;
• As variáveis que devem estar alocados acima de cada coluna correspondem a:
• CNPJ: provider.document_number
• UF: provider.address.state
• Cidade: provider.address.city
• CEP: provider.address.postcode
• Logradouro: provider.address.description
• Site: provider.site
• Contato: provider.responsibles.name
• E-mail: provider.responsibles.email
• Telefone: provider.responsibles.phone

A figura abaixo mostra um exemplo de como devem ficar as colunas da planilha após inseridas as variáveis acima das informações contidas nas células de cada coluna:

• A importação funciona apenas utilizando o Google Sheets. Para realizá-la, a planilha deve ser exportada no formato de valores separados por vírgulas (.csv) e você deve clicar em "Arquivo", em seguida em "Fazer download" e, por fim, em "Valores separados por vírgulas (.csv)"; 

• Importar o arquivo no portal administrativo, dentro do empreendimento desejado, clicando em “Importar Manual”. Se não for possível importar, provavelmente alguma célula apresenta quebra de linha e isso pode ser conferido abrindo o arquivo .csv com o bloco de notas.

• Se não for possível importar, provavelmente alguma célula apresenta quebra de linha e isso pode ser conferido abrindo o arquivo .csv com o bloco de notas. Para identificar a quebra de linha, basta abrir o arquivo no bloco de notas e verificar se há alguma linha em que a sentença de uma das células apenas termine na linha imediatamente abaixo. Para resolver o problema, basta abrir a planilha, identificar a célula onde ocorre a quebra de linha, posicionar o cursor em frente a primeira palavra que precede essa quebra e apagar, de forma que a informação permaneça em apenas uma linha na célula. Em seguida, é preciso salvar novamente em formato .csv.

Pontos de atenção:

• Não pode haver quebra de linha dentro das células. Caso tenha, não será possível realizar a importação. Para verificar se há quebras de linha, deve ser aberto o arquivo em .csv através do bloco de notas;
• A única linha acima das células contendo informações deve ser a linha de variáveis. Sem a linha de variáveis é impossível fazer a importação;
• Cada fornecedor deve estar associado a apenas um CNPJ e um endereço;
• As 8 colunas após a coluna de CNPJ são apenas informações complementares ao fornecedor, não constituindo informações obrigatórias para realizar a importação. Caso não sejam preenchidas, a importação não será prejudicada.
• Pode haver várias informações contidas em uma mesma célula que devem ser separadas em várias colunas. Nesse caso, deve-se separar as informações e ajustá-las nas células das colunas correspondentes. Por exemplo: se em uma mesma célula é informado o endereço de um fornecedor, CEP, cidade e UF, essas informações devem ser separadas em colunas para que sejam inseridas as variáveis correspondentes a cada coluna.

Glossário

• Fornecedor: deve ser preenchido o nome fantasia do fornecedor. Caso esse campo esteja em branco, não é possível realizar a importação;
• CNPJ: cada fornecedor deve corresponder a somente um CNPJ. Caso esse campo esteja em branco, não é possível realizar a importação;
• UF: unidade federativa onde está localizado o fornecedor;
• Cidade: cidade onde está localizado o fornecedor;
• CEP: CEP correspondente ao endereço do fornecedor;
• Logradouro: endereço do fornecedor;
• Site: site do fornecedor;
• Nome do vendedor: caso não se saiba o nome do vendedor que efetuou a venda do produto, mas existe um e-mail ou telefone da empresa, preencher esse campo com “Atendimento ao cliente”. Caso contrário, deixar o campo vazio.
• E-mail: e-mail através do qual o cliente pode contatar o vendedor ou o serviço de atendimento ao cliente;
• Telefone: número através do qual o cliente final pode contatar o vendedor ou o serviço de atendimento ao cliente.

Outras observações

• Caso os fornecedores e os produtos sejam exportados no mesmo ERP dos produtos, pode-se inserir as variáveis referentes à importação de fornecedores em novas colunas ao lado das colunas relativas aos produtos (mencionadas no item 1.c), sempre lembrando de associá-las a suas respectivas variáveis corretamente. A figura abaixo mostra um exemplo de como dispor todas as colunas juntas:

• Aconselha-se também a não deixar todas as palavras em Caps Lock dentro das células, de forma a tornar o texto mais agradável de ser lido no aplicativo.
• Deve haver apenas um número de telefone relacionado ao fornecedor;
• O CEP não deve conter ponto, para que seja possível visualizar o endereço em um mapa dentro do aplicativo.