Como organizar os documentos?

Através da nossa plataforma é possível disponibilizar arquivos diferentes para cada perfil de usuário, por exemplo, os projetos das áreas comuns para a administração do condomínio e para os proprietários apenas os as-builts da área privativa. Além disso, há a possibilidade de disponibilizar arquivos específicos para cada unidade, dessa forma o proprietário visualiza apenas os projetos referentes à sua unidade.

Um grande desafio nessa etapa é organizar todos esses arquivos de uma forma acessível e intuitiva para o usuário final. Por isso, atente-se à estrutura de pastas e subpastas a serem criadas, e, principalmente, à nomenclatura utilizada nas pastas e nos arquivos. Muitas vezes o upload é realizado diretamente do diretório da construtora ou incorporadora responsável e os arquivos acabam ficando com os nomes conforme os códigos de identificação da organização interna da empresa, dificultando a compreensão do usuário.

Através da plataforma PREDIALIZE, é fácil organizar os documentos, facilitando o entendimento do usuário final. Você pode criar pastas e subpastas na plataforma, inserir uma descrição e inserir os arquivos com a nomenclatura que desejar. Além disso, é possível fazer o upload de pastas, com subpastas e arquivos.

Você terá duas opções para inserir documentos dentro do manual, 1. subindo os arquivos individualmente pela plataforma e 2. importando as pastas do seu computador. Vamos explicar como realizar essas tarefas.

Para isso, acesse “Documentos”, no menu lateral esquerdo.

1. Para inserir documentos individualmente:

1.1 Crie uma nova pasta para inserir seus documentos clicando no botão “Novo”, no canto superior esquerdo da tela;

1.2 Ao clicar em “Novo” será criada uma nova pasta, sem definições pré-existentes. Na região central digite o nome da pasta e preencha as informações adicionais se precisar. Para criar a pasta clique, no botão azul "Confirmar";

Para melhor organização você poderá criar sub-pastas, é só seguir o mesmo procedimento que 1.1 com a pasta mão selecionada.

1.3 Para adicionar um arquivo selecione a pasta ou sub-pasta que você deseja inserir o documento. No canto direito da tela, no botão azul. clique em selecionar. Escolha o documento e envie.

Para visualizar o documento é só clicar sobre ele.

2. Importar pastas do seu computador

2.1 Você deve separar seus arquivos nas pastas do seu computador. 

A pasta que você selecionar não irá aparecer. Será carregada as pastas internas contidas nela. Portanto, se você quiser criar uma pasta, como por exemplo, Notas Fiscais, em seu computador você deverá criar uma pasta anterior a essa para que apareça essa pasta específica na tela. Veja o exemplo:

Pasta a ser carregada (aquela que será importada, não mostrada na tela) ► Notas Fiscais (dentro da pasta carregada, mostrada) ►► Reforma (dentro da pasta Notas Fiscais subpasta, mostrada)

2.2 Clique no ícone de seta para cima, em importar arquivos, que fica localizado no canto superior da tela direita. Você escolherá a pasta a ser adicionada e aguarde o carregamento dos arquivos.

Dica: Na hora de estruturar as pastas, tente organizá-las de forma intuitiva para os usuários finais, sejam eles proprietários ou membros da administração do imóvel. Caso necessário, é possível adicionar uma descrição para quaisquer níveis de pastas e subpastas. Lembre-se que os usuários podem ser leigos, então utilize uma linguagem acessível para facilitar o entendimento do conteúdo das pastas!

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